Oui, le système de gestion des dossiers étudiants est un outil d’automatisation qui organise, protège et maintient les bases de données éducatives. Mais c’est aussi bien d’autres choses, et sa définition précise dépendra de l’utilisateur.
Pour les institutions académiques, c’est un instrument pour répondre aux besoins des étudiants.
Pour les administrateurs, c’est un moyen de contourner le travail manuel sujet à de nombreuses erreurs humaines.
Pour le budget d’une école, c’est un système d’exploitation qui réduit les coûts.
Pour les investisseurs, le système de gestion des dossiers étudiants est un secteur d’une industrie qui devrait atteindre une valeur de 9 milliards de dollars d’ici 2023.
Alors, que fait exactement le SRS ? Quelles sont ses fonctions, ses objectifs et ses caractéristiques ? Pourquoi est-il devenu si important, voire indispensable, pour gérer les bases de données des dossiers étudiants ?
Restez avec nous pendant que nous explorons les réponses
Introduction au système de gestion des dossiers étudiants
Le système de gestion des dossiers étudiants (SRS), parfois également appelé système d’information étudiant (SIS), système de gestion étudiant (SMS) ou système de gestion de l’information étudiant (SIMS) – est une solution logicielle pour suivre et gérer les données étudiantes.
Le SRS est spécialement conçu pour les environnements éducatifs et ses nombreuses fonctionnalités permettent un fonctionnement efficace de l’école au quotidien.
En substance, il rassemble toutes les informations précieuses relatives aux étudiants sur une seule plateforme, permet une récupération rapide des données essentielles et filtre leur disponibilité en fonction du niveau d’accès.
En d’autres termes, c’est une version modernisée et numérisée des dossiers empilés dans les tiroirs. À ceci près que cette version modernisée comporte de nombreuses fonctionnalités supplémentaires, telles que la numérisation rapide des données, la génération de rapports et la mise en réseau des données.
Mis à part les termes compliqués, un système de gestion des dossiers étudiants bien conçu est rapidement devenu un partenaire de confiance qui aide les institutions éducatives à prendre des décisions éclairées, à augmenter leurs taux d’inscription et à fonctionner sans heurts au quotidien.
Que fait un système de gestion des informations étudiantes ?
La fonction principale du système de gestion des dossiers étudiants est de remplacer un réseau complexe de bureaucratie éducative et de fournir des canaux de communication efficaces à tous les niveaux : entre les responsables de l’éducation, les décideurs, les différents départements au sein d’une institution, jusqu’aux administrateurs, étudiants et leurs parents.
Comme tout système d’information, son but est de résoudre les problèmes en stockant des données, en extrayant des informations et en les utilisant pour améliorer les connaissances.
En termes pragmatiques, cela signifie qu’un système de gestion des dossiers étudiants bien conçu permettra de :
- Stocker et protéger les informations des étudiants
- Conserver un registre des activités en classe, telles que la présence, la performance, le comportement
- Organiser les documents
- Améliorer la gestion des bibliothèques
- Gérer le processus d’admission
- Gérer les paiements des frais de scolarité et autres frais
- Identifier les tendances grâce aux fonctionnalités de rapport
- Faciliter la communication entre les différents départements
En un mot, ce qu’un bon système de gestion des dossiers étudiants fait pour une école, c’est fournir un ensemble unique d’avantages qui conduisent à l’amélioration des performances de l’institution.
Installation et utilisation du SRS
Étant donné que la technologie prend rapidement le dessus sur le système éducatif, même les systèmes de gestion des dossiers étudiants sur site sont rapidement devenus obsolètes.
Les responsables de l’éducation ont rapidement découvert que les logiciels basés sur le cloud (solutions web, SaaS) sont une plateforme beaucoup plus efficace, sûre et économique pour gérer les dossiers étudiants.
Dans le « bon vieux temps », l’installation d’un SRS nécessitait un ensemble de matériel et de logiciels supplémentaires qui pouvaient coûter des milliers de dollars à une école.
Mais avec l’avènement du cloud, tout a changé.
Pour commencer, les processus d’installation compliqués et les achats de matériel coûteux ont été remplacés par un simple abonnement. La configuration complète du SRS est désormais principalement gérée par une équipe de support, qui fournit également son assistance pendant la période d’abonnement.
De plus, les clouds sont généralement des environnements plus sûrs pour stocker des informations, car ils disposent de fonctionnalités intégrées pour protéger le système contre les cyberattaques.
S’abonner au système de gestion des dossiers étudiants « en ligne » signifie également profiter de nombreux avantages offerts par Internet. Certaines des fonctionnalités cruciales liées au fonctionnement de l’école sont :
- Facilité d’utilisation
- Bon système de support
- Protection contre les violations de données et autres menaces cybernétiques
- Systèmes conviviaux
- Interfaces intuitives
- Compatibilité entre les différents appareils
Comment gérer les dossiers étudiants avec le SRS ?
En essence, le système d’information étudiant SaaS fonctionne sur la base d’un accès autorisé, ce qui signifie que chaque participant au système dispose de son propre compte et ne gère qu’une partie des données auxquelles il est autorisé à accéder.
Former le personnel administratif et éducatif à l’utilisation du SRS est généralement assez simple, car l’interface est conçue pour être intuitive, ce qui signifie qu’elle ne nécessite pas beaucoup de compétences techniques.
Les étudiants sont, traditionnellement et par nature, des apprenants beaucoup plus rapides. La plupart du temps, cette catégorie n’a même pas besoin de formation spéciale pour utiliser le SIS de l’école.
Avantages du système de gestion des dossiers étudiants
Nous avons déjà écrit sur les nombreux avantages que le SRS apporte à la performance des institutions éducatives.
Pour résumer rapidement, voici quelques-uns des principaux avantages de la mise en œuvre du SIS dans les établissements éducatifs :
- Amélioration de la productivité
- Réduction des coûts
- Augmentation des taux d’inscription
- Répondre aux besoins des étudiants et de leurs parents
- Gestion simplifiée des salles de classe
- Suivi facile des performances
- Prise de décisions éclairées
Et bien d’autres encore. Comme la liste peut potentiellement s’allonger considérablement, il vaut mieux en savoir plus sur les avantages liés au SRS ici.
Les conseils d’Astria pour la révolution éducative
En résumé, un système de gestion des dossiers étudiants bien conçu peut être décrit non seulement comme un autre outil numérique, mais comme un partenaire dans l’éducation.
Un partenaire pour les étudiants dans l’acquisition de nouvelles connaissances.
Un partenaire pour les administrateurs afin d’automatiser les tâches répétitives.
Un partenaire pour les enseignants pour améliorer les objectifs d’apprentissage.
Enfin et surtout, le SRS est un partenaire pour les leaders éducatifs dont le travail consiste à faire prospérer l’institution.
Pour en savoir plus sur le partenariat avec AstriaLearning, contactez-nous dès aujourd’hui ou demandez une démonstration de notre solution SIS.
À bientôt !