Un Student Information System est, par définition, un outil de gestion des données qui synchronise tous les processus de gestion au sein d’une institution éducative. Son but est de rassembler diverses données et de les intégrer dans un seul système d’exploitation centralisé.
Il n’y a pas si longtemps, gérer les informations des élèves signifiait tenir des dossiers manuellement ou acheter du matériel coûteux. Mais avec l’avènement des SIS basés sur le cloud, tout a changé. Pour le meilleur, bien sûr.
De nos jours, la plupart des Student Information Systems sont des outils en ligne qui fournissent à leurs abonnés des fonctionnalités essentielles pour assurer le bon fonctionnement des opérations scolaires.
En d’autres termes, pratiquement tout le monde bénéficie de l’intégration des solutions SIS. Pour faciliter les explications, nous avons systématisé ces avantages en trois principales catégories :
Comment le SIS aide-t-il les éducateurs ?
Quels sont les avantages du SIS pour les administrateurs ?
Quels sont les avantages du SIS pour les élèves et les parents ?
Pour être clair, de nombreux avantages de ce système d’information sont précieux pour plusieurs catégories à la fois. Par exemple, les élèves et les administrateurs bénéficient tous deux d’un traitement efficace des paiements.
Mais dans la plupart des cas, certaines fonctionnalités et leur amélioration des opérations scolaires génèrent le plus de valeur pour une catégorie particulière.
Voici les détails
Avantages du Student Information System pour les éducateurs
Bien que tous les avantages que les enseignants tirent du SIS puissent être regroupés sous l’appellation « productivité accrue », certains détails et fonctionnalités méritent une discussion séparée.
Ceux-ci sont :
Gestion de la base de données des élèves
En termes simples, lorsqu’un système basé sur le web est en charge de gérer les documents, les enseignants et les professeurs peuvent consacrer plus de temps à l’essentiel de leur profession : répondre aux besoins éducatifs de leurs élèves.
Les meilleurs Student Information Systems disposent d’un gestionnaire de base de données efficace intégré, permettant aux éducateurs de suivre le comportement des élèves, de tenir les registres de présence, de gérer la planification des cours et les inscriptions aux cours, et de marquer les progrès quotidiens en classe.
En d’autres termes, le système de gestion de la base de données des élèves est un moyen de décharger les éducateurs des tâches administratives qui pourraient potentiellement interférer avec l’objectif principal de leur métier.
Productivité améliorée
En lien avec l’avantage précédent, l’amélioration de la productivité se fait en améliorant les matériaux, les méthodes et les ressources éducatives.
Pour le personnel enseignant, intégrer les Student Information Systems signifie automatiser certains aspects de la planification des cours et du processus d’examen, ce qui implique de consacrer plus de temps aux étapes critiques des processus.
En somme, tout ce qui libère les éducateurs des tâches manuelles est un moyen d’accroître leur productivité.
Rapports
Grâce à des tableaux de bord dynamiques, les éducateurs peuvent utiliser le SIS pour garder un œil attentif sur les indicateurs clés de performance, tels que la présence, la participation en classe, les devoirs et les réalisations.
En un mot, la fonction de rapportage du SIS enregistre le parcours d’apprentissage de chaque élève, décrivant précisément où il y a de la place pour l’amélioration et quels aspects nécessitent une attention particulière.
Avantages pour les administrateurs scolaires
Parmi de nombreuses autres choses, une institution éducative est une machine administrative complexe qui doit gérer de multiples tâches bureaucratiques au quotidien.
Le système d’information pour les étudiants (SIS) soutient cette machine en réduisant le travail manuel, qui est souvent source d’erreurs et de retards.
Gestion de la bibliothèque
Automatiser la gestion de grandes bases de données qui doivent être consultées quotidiennement est l’un des avantages les plus importants du SIS. Dans le cadre de la bibliothèque, le système sera en charge de toutes les tâches autrefois effectuées manuellement, y compris l’émission de livres, la perception des amendes, le suivi de l’état des stocks, les dossiers des étudiants, etc.
Gestion des admissions
La gestion des admissions est l’une des fonctionnalités clés du SIS car elle automatise non seulement le travail administratif, mais augmente également les taux d’inscription.
En d’autres termes, lorsque les étudiants rencontrent moins de barrières sur le chemin de l’admission, ils sont plus susceptibles de postuler.
Un processus d’inscription traditionnel est long, complexe et nécessite beaucoup de ressources. En revanche, le SIS permet au service des admissions de gérer de grandes quantités de données sans exiger que les étudiants s’engagent dans une quantité importante de paperwork. La transition entre chaque partie du processus d’inscription se déroule ainsi en douceur, sans surcharger les ressources humaines à aucun moment.
En un mot, le SIS est un excellent outil pour stimuler les taux d’inscription, gérer les demandes de renseignements et favoriser une communication efficace avec les étudiants dès le premier jour.
Traitement facile des paiements
Bien que cet avantage soit spécifiquement mentionné comme un avantage pour les travailleurs administratifs, le système de facturation centralisé est utile pour tous ceux qui participent au processus éducatif. Le personnel comptable de l’université dispose d’un outil efficace pour automatiser leurs tâches, tandis que les parents et les étudiants peuvent éviter d’attendre dans les files d’attente pour effectuer leurs paiements.
Sécurité renforcée
Doter une université ou une école d’un système d’information pour les étudiants basé sur le cloud signifie conserver toutes les données sensibles sur une plateforme centralisée hautement sécurisée.
Malgré la croyance erronée que les environnements cloud sont plus vulnérables aux violations de données, des études ont montré que les clouds sont des environnements plus sûrs pour stocker des données que les systèmes informatiques traditionnels.
En termes simples, le SIS offre aux établissements éducatifs la possibilité de préserver les informations des étudiants de manière sécurisée, avec un haut niveau de confidentialité.
Connecter les départements
Le cloisonnement des informations au sein des différents départements universitaires est le chemin le plus court vers la confusion administrative, voire le désordre total.
Un système d’information pour les étudiants efficace évite cela en permettant aux départements de communiquer efficacement, de transmettre des données importantes et de gérer intelligemment l’accès aux informations.
En d’autres termes, le SIS transforme les départements en une seule institution centralisée.
Rapports faciles
Imaginez passer en revue chaque segment de données (données de présence, statistiques d’admission, etc.) manuellement pour présenter les résultats, illustrer les tendances ou simplement mesurer le succès de l’année scolaire. Maintenant, imaginez faire tout cela avec seulement quelques clics intelligents sur un tableau de bord analytique intuitif. Ces images disparates devraient tout dire sur l’avantage de la fonctionnalité de rapport, dont de nombreux
Avantages pour les étudiants et les parents
En ce qui concerne les étudiants et leurs parents, l’avantage le plus crucial du système de gestion des étudiants est le fonctionnement fluide du système éducatif dans lequel ils entrent.
Cependant, plus directement, il existe des fonctionnalités dans les SIS spécialement conçues pour les apprenants et élaborées pour impliquer efficacement leurs parents dans le processus éducatif.
Portail parental
Un système d’information pour les étudiants bien conçu offre un accès entièrement segmenté aux données relatives aux étudiants, y compris les rapports de présence, les notes, les résultats d’examens, etc. En pratique, cela signifie que les parents sont invités à co-créer une expérience d’apprentissage saine en apportant un soutien indéfectible à leurs enfants.
Amélioration de la réussite des étudiants
Suivre les performances des étudiants et détecter les marges d’amélioration est bénéfique pour le personnel enseignant et les étudiants eux-mêmes. Grâce à des fonctionnalités de reporting innovantes, ils peuvent adapter leur parcours d’apprentissage et recevoir des approches individualisées de la part de leurs éducateurs.
Finalement, tout cela se traduit par des taux de réussite plus élevés et une plus grande satisfaction vis-à-vis de l’université de leur choix.
Planification facile et intégration avec les enseignants et les administrateurs
Outre les avantages mentionnés qui sont plus généraux et à long terme, un SIS bien conçu facilite l’éducation au quotidien. Grâce à ses fonctionnalités organisationnelles, les étudiants peuvent facilement s’inscrire à des cours, voir leurs options d’examen et planifier en conséquence.
En termes simples, un système d’information centralisé permet aux étudiants d’organiser et de personnaliser leur processus d’apprentissage. Grâce à leurs comptes individuels, ils sont plus connectés à la fois aux enseignants et aux administrateurs, ce qui jette les bases d’une coopération plus efficace.
AstriaLearning : L’avenir de l’éducation est ici
En fin de compte, l’importance des systèmes d’information réside dans leur capacité à connecter, unifier et consolider la charge de travail du corps professoral.
Comme tout leader en éducation vous le dira, améliorer la productivité du personnel, augmenter les taux d’inscription et améliorer les résultats éducatifs signifie finalement construire la réputation et le bien-être financier d’une faculté.
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