Entre autres choses, la pandémie de COVID-19 a considérablement augmenté l’utilisation des systèmes de gestion de l’apprentissage au cours des deux dernières années.
Les systèmes de gestion de l’apprentissage devraient connaître une croissance encore plus importante dans la période post-covid. Selon des recherches de marché récentes, ce marché devrait atteindre un sommet de 25,7 milliards de dollars à l’échelle mondiale d’ici 2025, avec un TCAC de 14,0 %.
Un solide plan de mise en œuvre du système de gestion de l’apprentissage est nécessaire, que vous souhaitiez utiliser un LMS ou modifier votre logiciel existant. Ce blog couvrira les points clés que vous devez connaître sur ce qu’il faut rechercher et comment mettre en place un système de gestion de l’apprentissage.
Quelle est la définition de la mise en œuvre d’un LMS ?
Un LMS est une application logicielle qui organise, enregistre, surveille, rapporte et administre les programmes d’apprentissage et de développement dans un cadre scolaire ou professionnel. Sa mise en œuvre commence bien avant son installation.
Ce logiciel doit refléter la logique du processus d’apprentissage, qui varie considérablement entre les écoles, les universités, les entreprises et les plateformes d’apprentissage en ligne indépendantes. Le plan de base d’une mise en œuvre de système de gestion de l’apprentissage peut sembler similaire (profils d’utilisateurs, outils pour les enseignants, informations, section administrative et données éducatives)
Comment mettre en place un système de gestion de l’apprentissage
Lorsqu’une école ou une université se lance dans un parcours d’éducation numérique, la chose la plus importante dont elle a besoin est une plateforme de travail adaptée pour les étudiants, les parents et les enseignants (et pour les personnes administratives, bien sûr).
Dans ce cas, contrairement aux logiciels orientés entreprise, une application LMS s’adressera différemment à ses utilisateurs. Les étudiants sont moins motivés, donc toutes les astuces qui augmentent la rétention sont les bienvenues.
La personnalisation ou les assistants virtuels, par exemple, sont des options viables, et les développeurs devraient sans aucun doute donner la priorité à la ludification.
Ainsi, la mise en œuvre d’un LMS fait référence à la sélection de la meilleure plateforme pour les besoins de ceux qui l’utiliseront et à sa configuration pour répondre à toutes les exigences spécifiques du système LMS. Il existe de nombreux types de logiciels d’apprentissage en ligne, chacun nécessitant une feuille de route complète.
Une stratégie de mise en œuvre vous aidera à choisir la meilleure plateforme pour votre entreprise et vous fera gagner du temps et de l’argent associés à la migration de plateforme.
Comment fonctionnent les meilleurs systèmes de gestion de l’apprentissage ?
Un système de gestion de l’apprentissage typique comporte trois types de connexions différentes :
- Les administrateurs peuvent gérer le contenu et les sections de l’application tout en aidant les utilisateurs dans leurs activités.
- Les enseignants fournissant du contenu éducatif (via des salles de classe virtuelles, des sessions en ligne pour les étudiants, et l’attribution de tâches et leurs examens)
- Les étudiants peuvent utiliser ce site pour accéder aux ressources d’apprentissage, contacter les enseignants et les tuteurs si nécessaire, et télécharger leur travail.
Alors que les enseignants créent des ressources d’apprentissage, les étudiants utilisent constamment ces données, et les fournisseurs recherchent les meilleures solutions qui conviennent aux deux parties.
Voici quelques critères de base pour évaluer comment fonctionne le meilleur système de gestion de l’apprentissage, ce qui aidera une start-up moyenne à mieux comprendre le concept général.
1. Un LMS sage et adaptable doit être capable de générer et de permettre des startups d’apprentissage personnalisées
Cela est rendu possible en intégrant des technologies d’intelligence artificielle. Ensuite, en fonction de leur ensemble de compétences, de leurs rôles et de leur niveau d’expertise avec de telles capacités, une application d’apprentissage en ligne peut recommander des cours et des formations personnalisés à leurs utilisateurs.
2. Il est étendu et adaptable
Un LMS devrait offrir plus de flexibilité et se conformer aux directives d’accessibilité au contenu Web. Le département L&D n’est pas limité à un type de contenu spécifique. Un programme d’apprentissage en ligne réussi consiste à placer le contenu sur un portail convivial qui favorise l’apprentissage et la croissance pour tous..
3. Il automatise les tâches administratives
Un LMS devrait rendre l’administration de la plateforme simple et automatisée. Sans saisir manuellement les données, l’administrateur du système doit pouvoir automatiser rapidement les opérations récurrentes et synchroniser les informations requises dans l’ensemble de la base de données.
4. Il possède une interface utilisateur conviviale
Les utilisateurs continuent de demander des logiciels conviviaux. Les applications déroutantes sont les plus fréquemment supprimées, représentant environ 5,4 % de toutes les désinstallations d’applications.
Les gens n’aiment pas les processus compliqués, surtout en matière d’apprentissage. Plus un LMS est simple et convivial, plus vos employés l’utiliseront et en tireront des enseignements. L’apprentissage serait terne et lent si l’interface utilisateur était moins intuitive.
5. Il possède une gestion de contenu simple
Un bon LMS doit être conçu de manière à ce que la création et la gestion du contenu soient simples et rapides. Il devrait être simple et automatisé de créer ou de télécharger du matériel d’apprentissage, de classer le contenu, d’inscrire les utilisateurs et de gérer le contenu. Le contenu doit être classé en fonction des départements, des niveaux et des fonctions.
6. Il dispose de systèmes de catalogues et de filtres
Une plateforme d’apprentissage en ligne devrait disposer d’un système efficace de catalogues et de filtres pour faciliter la navigation sur la plateforme. Les utilisateurs devraient être en mesure de trouver les informations dont ils ont besoin sans avoir à effectuer plusieurs procédures de recherche. Une autre approche consiste à créer des sous-bases de données personnalisées de sorte que lorsqu’un utilisateur entre dans le système, il a immédiatement accès aux informations pertinentes.
7. Il comprend des suiveurs et des rappels
Les formations et les cours ne devraient pas être effectués une seule fois ou occasionnellement. Votre LMS devrait être en mesure de notifier les utilisateurs des sessions de formation mises à jour.
8. Il est bien adapté aux appareils mobiles
Les appareils mobiles devraient pouvoir accéder au matériel d’un LMS en déplacement. Cela simplifie et facilite l’apprentissage.
9. Il suit les progrès
La capacité à surveiller et à évaluer l’impact de vos initiatives d’apprentissage sur votre établissement est l’une des principales caractéristiques à rechercher dans un LMS. Le rapport LMS fournit des informations essentielles pour orienter les changements ou les améliorations éventuels.
Étapes, stratégie et conseils pour la mise en œuvre d’un LMS
Vous avez donc finalement décidé de remplacer votre ancien système de gestion de l’apprentissage (LMS) par un nouveau ou d’utiliser un LMS pour la première fois. La question est de savoir comment vous allez mettre en œuvre votre LMS. La section suivante vous guidera tout au long de la procédure.
Meilleures pratiques pour une mise en œuvre réussie d’un système de gestion de l’apprentissage
Apprenez à mettre en œuvre avec succès un système de gestion de l’apprentissage, que ce soit pour remplacer un ancien LMS par un nouveau ou pour mettre en œuvre un LMS pour la première fois.
1. Choisissez l’équipe de mise en œuvre du LMS adaptée
Votre LMS interagit probablement avec plusieurs opérations au sein de votre entreprise. Associez des membres d’équipe de différents départements, tels que les RH, l’informatique et la formation et le développement, pour superviser le processus de mise en œuvre du LMS.
Faites appel à des partenaires externes, tels que des partenaires de distribution ou des sous-traitants, si votre LMS travaille avec eux. Les experts recommandent de maintenir l’équipe petite pour que le processus de mise en œuvre du LMS reste concentré.
Une fois votre équipe constituée, définissez les rôles individuels. Voici quelques acteurs clés :
- Chef d’équipe
Le leader gère le processus de mise en œuvre du début à la fin, en collaborant directement avec le fournisseur et en traitant les problèmes éventuels.
- Chef de projet
Pour s’assurer que tous les délais sont respectés, le chef de projet suit toutes les étapes importantes du processus de mise en œuvre.
- Spécialiste de l’apprentissage en ligne
La plupart des outils d’apprentissage en ligne et des supports pédagogiques sont disponibles sur votre plateforme de formation existante. Le spécialiste de l’apprentissage en ligne supervise le transfert ou le développement du contenu vers le nouveau système pendant la mise en œuvre.
- Administrateur L&D
Cette personne gère le programme L&D pour s’assurer que le LMS est aligné avec les objectifs organisationnels à travers l’organisation des cours, la certification, la conformité et les rapports d’utilisateurs.
- Expert informatique
Étant donné que la mise en œuvre nécessite un niveau élevé d’expertise technique, un expert informatique supervise l’intégration des autres systèmes au sein de votre organisation.
Le partenaire de la plateforme LMS collabore étroitement avec les membres de votre équipe tout au long du processus de mise en œuvre. Nous vous suggérons de rester transparent dans votre communication et vos relations pour garantir un processus de mise en œuvre harmonieux.
2. Créez une stratégie et un calendrier de mise en œuvre du LMS
La durée du processus de mise en œuvre du LMS est déterminée par le type de LMS choisi. Installer un LMS sur site sur votre serveur peut prendre plus de temps que d’installer un LMS hébergé ou basé sur le cloud sur le serveur du fournisseur.
Le nombre de comptes utilisateurs et de programmes logiciels que vous prévoyez de migrer et d’intégrer influencera également le calendrier de mise en œuvre du LMS. Soyez réaliste quant à votre calendrier et prévoyez suffisamment de temps pour atteindre chaque étape avant le lancement.
3. Préparez-vous pour la migration des données
La durée du processus de mise en œuvre du LMS est déterminée par le type de LMS choisi. Installer un LMS sur site sur votre serveur peut prendre plus de temps que d’installer un LMS hébergé ou basé sur le cloud sur le serveur du fournisseur.
Le nombre de comptes utilisateurs et de programmes logiciels que vous souhaitez migrer affecte le calendrier de mise en œuvre du LMS. Soyez réaliste quant à votre calendrier et prévoyez suffisamment de temps pour atteindre chaque étape avant le lancement réel.
Que vous soyez en transition ou que vous mettiez en œuvre un LMS pour la première fois, il est essentiel de décider quels cours, données et ressources pédagogiques transférer vers le nouveau système.
Transférez uniquement les cours et les données nécessaires pour le LMS mis à niveau et archivez le reste. Consultez votre service juridique pour déterminer quels fichiers doivent être conservés. (Cette catégorie comprend les dossiers de fin de cours et les dossiers d’apprentissage antérieur.)
Si vous passez d’un LMS existant à un nouveau, demandez à votre expert informatique de vérifier vos ressources pédagogiques pour s’assurer qu’elles fonctionneront avec le nouveau LMS. Même si les cours sont conformes à SCORM, ils peuvent nécessiter des modifications pour fonctionner dans le nouveau système.
4. Effectuez un essai et fournissez une formation
Avant de terminer le processus de mise en œuvre du LMS et de lancer le nouveau système, testez le nouveau LMS avec un groupe d’utilisateurs sélectionnés, qu’il s’agisse de membres du personnel interne ou d’utilisateurs d’entreprise étendus tels que des partenaires de distribution ou des sous-traitants.
Préparez un cas de test que les administrateurs et les utilisateurs peuvent suivre lors de l’essai préliminaire du LMS. Tout problème survenant doit être documenté et signalé aux membres de l’équipe et au fournisseur du LMS.
Ensuite, proposez un programme de formation pour vos utilisateurs internes et partenaires externes qui utiliseront le LMS. Cette formation peut être dispensée via un webinaire ou en personne. Là encore, votre fournisseur de LMS peut vous conseiller sur les options de formation disponibles (assurez-vous de vérifier si des frais supplémentaires sont impliqués).
Créez un plan de déploiement de la mise en œuvre du LMS avec votre fournisseur de LMS pendant cette période. Informez toutes les parties prenantes du lancement et de la date à laquelle il aura lieu, éventuellement par le biais d’une campagne d’e-mails.
5. Passez au nouveau LMS
Le passage au nouveau LMS peut être effectué de plusieurs manières en tant que l’une des dernières étapes du processus de mise en œuvre du LMS :
- Changement complet du jour au lendemain;
- Une transition progressive de l’ancien LMS au nouveau système;
- Avant la bascule, faites fonctionner les deux systèmes en parallèle.
Dans tous les cas, informez vos collègues de toute interruption entre l’arrêt de l’ancien système et le lancement du nouveau LMS. Discutez avec votre fournisseur de LMS et votre équipe du meilleur processus de basculement de mise en œuvre du LMS pour vos besoins.
Certains experts recommandent de faire fonctionner les deux systèmes simultanément, car cela préserve l’intégrité des données et permet aux utilisateurs de se familiariser davantage avec le nouveau système. Effectuez la bascule complète vers le nouveau LMS une fois que les données sont sécurisées et que toutes les parties sont prêtes.
6. Évaluer et débriefer
Une fois le processus de mise en œuvre terminé et le nouveau LMS opérationnel pendant un certain temps, évaluez comment le processus s’est déroulé pour toutes les parties impliquées. Identifiez et corrigez les problèmes techniques qui ont pu entraver le lancement.
De plus, lors de la finalisation de la mise en œuvre de votre LMS, effectuez l’évaluation suivante : examinez combien d’utilisateurs se sont connectés au système et comment ils l’ont parcouru. Ont-ils terminé les cours ? Quel était leur score final ?
Les scores et la satisfaction des utilisateurs ne racontent pas toute l’histoire de la manière dont le LMS a répondu aux objectifs organisationnels. Cependant, au début, ces statistiques donnent un aperçu des performances techniques du LMS, telles que les téléchargements de pages, le temps de téléchargement et l’expérience utilisateur globale.
Conclusion
La mise en œuvre d’un Learning Management System peut être un défi, mais vous pouvez éviter le stress et le gaspillage financier avec les bons conseils et l’expertise. Nous avons créé une liste de contrôle essentielle pour l’installation d’un LMS qui, nous en sommes convaincus, vous sera utile.
Connaître les besoins et les exigences de votre établissement est toujours la première étape de tout projet LMS. Lorsque vous avez cela en main, la mise en œuvre du LMS pour répondre à vos besoins spécifiques devient simple.
Si vous êtes prêt à dynamiser votre établissement avec un LMS, assurez-vous que votre investissement est judicieux en comptant sur nos services : chez Astria Learning, nous fournissons la nouvelle génération d’outils d’apprentissage à distance avec un accent particulier sur la sécurité et la fonctionnalité.
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