Bien que le système d’information étudiant (SIS) soit un moyen de faciliter l’éducation, le marché saturé de la technologie éducative semble souvent déroutant, au point que nous ne pouvons plus comprendre précisément ce que font ces outils. Voici donc quelques explications de base.
Si vous prenez les décisions d’achat pour une faculté ou toute autre institution éducative, vous cherchez probablement en ligne des informations utiles sur le SIS. Le problème, c’est que chaque fournisseur mettra probablement l’accent sur les fonctionnalités de son produit et les considérera comme essentielles.
Ne soyez pas surpris, cependant. L’éducation adopte rapidement les outils technologiques, ce qui fait exploser le marché. Le marché de l’apprentissage en ligne à lui seul devrait dépasser 243 milliards de dollars américains d’ici 2022.
En conséquence, la concurrence entre les fournisseurs de logiciels augmente, provoquant un véritable désordre dans la tête du personnel académique et administratif.
Quel est le but du système d’information étudiant? Est-ce la même chose que le système de gestion des étudiants? Comment se comparent-ils entre eux? Et que font-ils tous réellement?
Voici les choses essentielles que chaque SIS efficace devrait être capable de faire.
#1 Stocker et gérer les données
Tout d’abord, chaque SIS bien conçu doit être un outil pour collecter et gérer de grandes bases de données. Les établissements d’enseignement modernes d’aujourd’hui ont besoin d’un système d’information centralisé qui peut être accessible à partir de plusieurs points et appareils.
Dans cette perspective, un SIS est un logiciel qui prend en charge les tâches administratives dans les établissements d’enseignement, qu’il s’agisse d’une école K-12, d’un collège ou d’une université. Plus précisément, il stocke et gère des données telles que :
- Les dossiers des étudiants (y compris les informations de santé, la présence, les notes comportementales, etc.)
- Les bases de données des bibliothèques
- Les informations sur le processus d’admission
- Les horaires des cours
- Les informations financières
En substance, chaque Student Information System sur le marché offrira cette fonctionnalité, l’une de ses principales tâches. Cependant, les SIS différeront dans le niveau de service offert ou s’ils disposent d’une option de scalabilité qui peut adapter le logiciel à vos besoins.
#2 Automatiser les tâches
La capacité du Student Information System à automatiser les tâches, qu’elles soient administratives ou éducatives, est quelque peu en accord avec la fonctionnalité précédente. Cette caractéristique particulière ne nécessite pas beaucoup d’explications car elle fait partie de ces choses « naturelles » inhérentes aux logiciels en tant que tels – ils sont conçus pour remplacer la charge de travail répétitive et manuelle.
Dans un contexte scolaire en particulier, un SIS bien équipé doit :
- Gérer les demandes de renseignements
- Envoyer des rappels
- Disposer d’un système de notification intégré
- Gérer la planification
- Suivre le flux financier
Là encore, même si la fonctionnalité d’automatisation est l’épine dorsale de chaque SIS, les réalisations individuelles peuvent offrir différents niveaux. Assurez-vous de vérifier si le logiciel que vous avez choisi correspond à vos besoins.
#3 Rapports
Étant donné que les établissements d’enseignement sont tenus de se conformer aux politiques, normes et procédures, une fonction de rapport intégrée peut souvent apporter de nombreux avantages, tels que l’efficacité temporelle, la réduction des coûts et une meilleure capacité à repérer les problèmes.
Dans un contexte éducatif réel, cela signifie que vous pourrez suivre les performances et les tendances liées, mais sans s’y limiter, à :
- Les données d’admission
- Les taux d’abandon
- Les opérations financières
- Les réussites en classe
- L’efficacité du personnel enseignant
En fin de compte, les rapports sont si importants pour les écoles car ils leur fournissent des informations de haut niveau qu’elles peuvent ensuite utiliser pour prendre des décisions stratégiques et basées sur les données. En d’autres termes, le Student Information System offre un outil de rapport pour améliorer la performance globale d’un établissement d’enseignement.
#4 Améliorer les canaux de communication
Bien que la communication se produise naturellement dans chaque écosystème scolaire, même si le SIS ne la prend pas en charge, la centralisation des canaux de communication augmente les connexions inter-départements et crée des relations plus significatives entre les étudiants, les parents, les administrateurs et les éducateurs.
En d’autres termes, une fonction de communication intelligente peut transformer les participants séparés à l’éducation en un seul organisme vivant. Certaines des façons dont le Student Information System le fait sont :
Messagerie intégrée, y compris SMS, e-mail et messagerie instantanée au sein de la plateforme
- Système d’alerte intelligent
- Standardisation des formats de données
- Amélioration du transfert de données
- Permettre un accès facile et personnalisé aux informations centralisées
Réserver et gérer des réunions en ligne
Le principal avantage d’une communication robuste favorisée par le Student Information System est de réduire les risques de malentendus et de fournir des informations en temps opportun aux utilisateurs. De cette manière, les participants peuvent éviter la confusion des multiples canaux et le risque que des informations importantes se perdent en cours de route.
#5 Soutenir les activités en classe
Il va sans dire que chaque Student Information System efficace doit organiser un environnement d’apprentissage de manière à ce que toutes les données éducatives soient facilement accessibles, bien organisées et faciles à gérer. En un mot, le SIS soutient les efforts éducatifs en réduisant la charge administrative des enseignants et en fournissant des informations pertinentes et opportunes aux élèves et aux éducateurs.
Certains des outils du SIS bénéfiques pour les salles de classe sont :
- Tenue des dossiers des étudiants
- Suivi des présences
- Registres comportementaux
- Suivi des évaluations
- Rapport de performance
Lorsqu’ils sont correctement utilisés, ces outils permettent aux enseignants d’adapter leurs efforts éducatifs aux besoins personnalisés au sein d’une classe. De plus, ils constituent un moyen pour les étudiants et les parents de concevoir leurs propres courbes d’apprentissage et de repérer les indicateurs de performance pertinents.
#6 Offrir un environnement en ligne sécurisé
Bien que la tendance actuelle à migrer les SIS vers l’environnement cloud et à les proposer en tant que solution SaaS (Software as a Service) puisse sembler moins sécurisée que les systèmes sur site, c’est en réalité tout le contraire. Cela est dû au fait que les systèmes basés sur le cloud sont tenus d’avoir une cybersécurité approfondie en place, en particulier lorsqu’ils manipulent des données sensibles telles que les dossiers des étudiants.
Naturellement, assurez-vous de vérifier si le SIS choisi est conforme aux lois et politiques connexes, y compris la HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) et la FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act).
#7 Intégration facile avec d’autres logiciels
Dans l’environnement éducatif en constante évolution d’aujourd’hui, la caractéristique la plus cruciale des Student Information Systems est peut-être la capacité à s’adapter tout aussi efficacement. Par exemple, si votre école commence à faire face à une augmentation des taux d’intimidation, surveiller cette tendance négative peut être essentiel. En d’autres termes, vous aurez besoin d’un SIS qui peut être personnalisé sans effort ou qui peut s’intégrer facilement avec d’autres logiciels.
- Ainsi, lors de l’examen du marché des SIS, assurez-vous de vérifier si :
- Le producteur garantit une intégration facile
- Le système a des options de personnalisation
- Il est flexible, évolutif et interopérable
Approfondir ces questions peut faire gagner du temps et de l’argent à votre établissement. Même si changer un SIS sélectionné est aussi simple que de se désabonner et s’abonner, il y a la question de la rééducation des utilisateurs pour s’adapter à un nouvel environnement SIS. Il est toujours plus facile de trouver un système polyvalent dès le départ.
Comment choisir un Student Information System parfait ?
En somme, chaque Student Information System devrait être capable d’effectuer des tâches pertinentes dans votre contexte. Dans la plupart des écoles, collèges et universités, cela signifie soutenir l’administration, faciliter la charge de travail des enseignants et aider les élèves.
Pour ce faire, un SIS doit être convivial et intuitif. Il n’y a aucun avantage à avoir un outil d’organisation parfait que personne ne peut comprendre.
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